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「ウタのタネ」ライブ当日!(準備編)

とうとうやってきました!ウタのタネライブ当日です!!
去年のライブレポを昨日読み直してそれが便利だったので、来年の自分のために、長~い独り言を記録しておきます~。

6時起床。音楽聞きながら身支度して、ブログ読み返して、7時半過ぎに家をでる。
去年は5時起床でした。つけまつげとかは会場でつけたらいいかなって思ったけど、結局つける暇がなかった。。。来年はやっぱり早起きして、メイクはほぼ完璧にして会場入りしないとだめだね。

なんばHatchに8時45分着。
ここで同じく9時入りのマチルダさんと外で合流。入り口まではわかったけど、どこから入ればいいのかがわからなかった様子。(控え室へ行くエレベーターがわかりにくい。)初めての人は搬入口がわからないことを来年集合の時に注意しておきたい。

9時入りメンバーは、にごぅさん、ちょんさん、tomoちゃん、マチルダさん、suwanと男性数名。男性は力仕事していたのかな?

suwanとマチルダさんでhumannote控え室のセッティング。
Image4971.jpg
humannoteの女性だけで200名以上いるのですが、控え室は1部屋だけ。各クワイアのエリア(荷物置き場)の設定をして、少しでも場所を有効に使えるようにします。

①テーブルや椅子を部屋の端に寄せる。ただし、退出の際には元に戻すから配置を覚えておく。

②部屋をどのように分けるかを決める。
名簿をみて10~15名のクワイアを1グループ、20名以上の人数が多いクワイアはとりあえず2グループとみなす。5名以下のクワイアは合同にして10~15名の1グループを作る。
すると全部で21グループになった。
Image4961.jpg

③部屋を黄色のテープで分割。
入り口のドアと手洗い場のドアをあけて、そのスペースは完全に確保する。
21グループ分のエリアが欲しいところですが、とりあえず20分割してみた。(5×4で分けやすいから)。最終的には、椅子やテーブルの上下もエリア数に入れて、21グループ分とする。

④グループごとのエリアを決めて、場所指定。
小グループ用として、黄緑色の画用紙に10~15名のクワイア名と人数を記入。
大グループ用として、ピンクの画用紙に20名以上のクワイア名と人数を記入。
小グループほど入り口近く、大グループほど奥(鏡台)の方に場所設定。
大グループは2エリア確保して、場所が確定したら黄色のテープの区切りをはがしてエリア合体。ちょうど写真の手前がその様子ね。

⑤エリア決定したら、入り口からみて探しやすい位置にクワイア名を書いた色画用紙をテープで止める。

⑥90リットル白ゴミ袋(コートや上着を入れる)と、荷紐(荷物をつなぐ。盗難防止&混乱防止のため)のセットを用意。
1クワイアに1セット、20名以上のクワイアには2セット。
このとき、1エリアに2クワイア以上あるエリアにも、クワイア数のセットを置く。

これは、演奏終了後、200名が一斉に狭い部屋に荷物を取りに殺到すると大変なので、クワイアの代表者2~3名で全員分の荷物を部屋から運び出し、廊下とかでそれぞれ荷物を受け取ってもらうようにするために必要なことです。荷紐はあまりに長すぎると最後2~3名で持ち出しにくくなるし、短すぎると10名分の荷物を結ぶことができない。1本2メートルもあれば大丈夫かな。

suwanは去年のウタオトライブの時に上記の控え室セッティングをしていたので、今年はスムーズに準備できました。マチルダさんも仕事早いタイプでめっちゃ仕事しやすかった~ちなみに、こういうのは、suwanのようにちょっといいかげんで大雑把な性格の方が、早くバミルことができるかな。完璧主義の人は正確にきっちりしようとするあまり時間がかかりすぎる恐れがあります。(…ということにして、エリアの広さがまちまちなことを正当化してみる

ちなみにこの間、にごぅさん、ちょんさんは、一般参加者控え室のバミリと、ロッカーのクループ割り当て、打ち上げのテーブル指定などをしていたと思います。tomoちゃんは車で来てくれたから、パンフや荷物運びなどしてくれていたようです。

マジックは代表者は持っていくと便利かな。あと小さめショルダーバックに筆記用具、貴重品、のど飴、タオルを入れて常に持ち歩いたのが便利だった。

代表者第2陣(美香さんとまるちゃん)がHatch入り。お二人がそれぞれあらかじめいろんなものを準備してくれて持ち込んできてくれました。こういった各自が準備してきたものも記録して、来年のライブ向けマニュアル化できたらいいですね~。そしたら、他の人に来年同じ仕事を依頼して分担できるし。

    

そして代表者第3陣(各クワイア代表者)がHatch入り。ここで、お客さんへ配る資料のセッティングをします。
会社でしょっちゅう百人以上の会議や研修の準備をしている経験から、どうしたら大きさが違って種類も多い資料を、少しでもスムーズに準備できるかを考える。

資料帳合・袋詰めの前にしておく準備のうち、サイリウムの準備が一番時間と手間がかかるから、ここにまず人を多目に、6割くらい。
次に手間なのが、「ウタのタネ」のパンフを2折にすること。ここに残りの4割の人をあてる。

そしてその間、最終的に透明ビニール袋の中で、みばえよく大事なパンフが見えるかと、どうしたら作業が楽かの2つの視点で、帳合&封入作業の手順を決める。

紙類のパンフが11種類、その他アイテム3つ。
この中で一番大事なのは、「ウタのタネ」の2折パンフ。これと同じA4サイズやひとまわり小さいB5サイズの大きさのものがいくつかあるけど、A4・B5サイズのなかではこれが一番上になるようにする。
あとはA6サイズ、A5サイズの小さなアンケート用紙やパンフは、「ウタのタネ」パンフの上に来るようにして探しやすくする。それでも十分「ウタのタネ」パンフが一番よく見える。

しかも、小さいサイズのものの下に大きなサイズのものがくるようにして次々に資料を取っていくと、土台がしっかりするから帳合しやすいのです。ちなみに日本人は右利きの人が多いから、体の右側で帳合できるように順番に並べておくと楽で早い。

みんながサイリウムとパンフ準備をしている間、パンフを並べて試しに1つセッティングしてみた時の結論。
ビニール袋のなかにパンフ類を入れる時が一番面倒。いらいらする~
ここで、少しでも作業をしやすくするために、紙類11種のみをまずはビニールに入れて、その後、サイリウム・種・鉛筆の3点セットを入れることにする。11種+3点セットをまとめてビニールに入れてもいいんだけど、あえてここで分業するのが、人とモノの動きを良くするこの作業の一番のポイントだと判断。

ここで美香さん持参の折りたたみケースが大活躍!!去年、セッティングした資料を入れて運ぶちょうどいい箱がなくてとっても大変だったのです。本当にめっちゃ助かりました

ちなみに、suwanはいかに楽をして効率よく早く作業するかを考えるのと、いかに自分が楽をできるように人に指示を出すかが得意な人<いらち&めんどくさがり
結局指示を出すだけ出して、作業を代表者の皆様にお願いしてしまいましたおかげで、同時進行で一人でやったほうがやりやすい別の仕事に専念することができました。
みなさん、大変かつ面倒な作業にご協力いただき、本当にありがとうございます~m(_ _)m

まるちゃんが用意してくれた、グループごとのパスカードいれチャック付き袋、準備するのにめっちゃ役立ちました

    

ここでお昼。控え室でみんなでお弁当を食べます。すると携帯に連絡が。ひぃぃ~もうhumannoteメンバー集合時間か( ̄□ ̄;)!! バタバタと集合場所に向かう。

今回の準備でよくなかったのは、全体集合前にしっかりとしたミーティングができなかったこと。
suwan含め代表者のほとんどが、その後の流れをしっかり理解しないままに、全体集合をむかえてしまった。
来年は集合前に代表者ミーティングをしっかりして、スケジュールと人の動きを明確にできるようにしておきたい。臨機応変に動くのは別に苦手ではないんだけど、300人、500人も人がいると、勝手な行動はあとあと混乱を招く。フルゴスペルのみの参加者への集合場所伝達が「3Fロビー」「5F通路」「楽屋前」の3種類の情報が行ってしまったのは後々大変でした。反省。。。そして何より、フルゴスペルの一般参加者は、誰に聞けばいいのか誰を頼ればいいのかもわからないし、本当に不安だったと思います。それが何より申し訳なかった

ここで、美香さんの拡声器、大活躍!これのおかげで去年と比べて格段に楽でした
欲をいうと、一般参加者への指示用とhumannoteへの指示用の2台あればもっとよいでしょう。

ステージ上手・下手の並び位置はバンドリハーサルの時に1回は確認していたんだけど、ステージ前の待機位置までは頭が回らなかった。さすがに意思疎通しづらい裏方通路で、300人と500人を動かすのは大変だった。。。来年もなんばHatchで「ウタのタネ」ライブをすることが決まったようなので、次回はだいたいの待機位置も事前に決めて、代表者へ用紙配布できるといいね。

そして、「上手(かみて)」「下手(しもて)」の表現は、舞台慣れしていない人にはわかりづらい。特に、今回はhumannoteの中でも、このウタタネライブが初舞台という人がかなりいた。その人たちは歌うだけでもいっぱいいっぱい。その人たちにはやはり「ソプラノ側」「アルト側」などの表現の方がわかりやすい。しかも、フルゴスペルの一般参加者は立ち位置情報がほとんど与えられていないから、並んでもらうのにhumannoteの倍以上の時間と労力がかかった。
たいち君が列の先頭者用にプラカード作成してくれたのは、かなりありがたかった

今回は全体を半分にわけで、上手下手にわかれて、後ろの列から1列ずつ順々に入場した。それでテナーが上手と下手に半分ずつ分かれることになって、特にフルゴスペルの一般参加者がかなり混乱して大変なことになっていた。
一般参加者でもわかりやすいように、前から4列は上手から、後ろの4列は下手から入場とするか、真ん中の立ち位置のパート(今回ならテナーと男性)から最初に並べて、次にソプラノとアルトというようにしたほうが、連絡が行き届きにくいフルゴスペルの時にはいいかもしれない。

①立ち位置、②待機位置、③入退場の流れ、の3つを踏まえて、来年はどうしたらメンバー全員にわかりやすく伝えられるかも課題としよう。

そして来年はhumannoteメンバー用ブログに、立ち位置一覧表をアップしたら、「私はどこでしたっけ」質問を減らすことができるかな。必要な人は自分でプリントアウトすればいいし。全員に立ち位置一覧を配布するには、コストとコピー&配布の手間がかかりすぎるから、これは申し訳ないけど代表者のみでがまんしてもらうしかないでしょう。

あとは、ゴミはできるだけ持ち帰ってもらうこと、部屋はできるだけ汚さないことを来年は最初から呼びかけよう。500人がペットボトル1本ずつを捨てるだけでも相当量のゴミがでる(;^_^A

    

今回思ったこと2つ。
suwanはこのライブに必要な準備のこと、やっぱり色々わかっていなかったなぁということ。当日、わからないから全員で右往左往することになってしまった。もうちょっと分担できればよかったなぁ。

・humannote参加者管理
・一般参加者管理
・打ち上げ参加者管理
・当日スタッフ手配(受付、物販など)

・経費管理(会場代、コピー代、その他経費)
・チケット販売促進、管理(当日のチケット預かり対応も)
・Tシャツ管理
・打ち上げ費用管理

・練習の設定(会場手配、連絡、練習準備、後片付け)
・連絡事項作成

・humannote内部ブログ運営
・humannote外部ブログ運営
・ウタノタネブログ運営

・リハーサルの流れと連絡
・当日の流れと連絡
・ステージ立ち位置、待機場所と時間、入場の仕方

・当日の控え室・貴重品ロッカー管理
・当日のタイムキーパー
・当日の後片付け・掃除・ゴミ処理

・打ち上げの設定(会場手配、連絡、準備、後片付け)
・打ち上げの流れと連絡
・打ち上げ司会進行

これ以外にもいろいろあるのかもしれないけど、来年はせめてこれらを分担できたらいいね。
最終的にはすべての内容の報告が実行委員長にいくにしても、すべての仕事&作業を実行委員長がする必要はないもんね。

そんな常に暗中模索状態の中で、humannoteのみんなも、フルゴスペル参加の一般参加の方も、いろいろ不安と不満があったと思います。でも本当にあたたかい目で、しかも非常に協力的で、本当にありがたいなぁとしみじみ思いました。嫌な態度をする人が一人もいなかった!

だからこそ、来年のウタタネライブはもっとみんなが歌を純粋に楽しめるようにしたい。

1人が100がんばるのではなく、100人が1しかしないのでもなく、
100人がの10の力を出したらすごいことになる。

来年は2月20日にライブをすることが決まっているとのこと。今年のよかったこと、改善点を来年に是非活かしましょう!!

というところで、とりあえず記事アップ。。。

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suwan

  • Author:suwan
  • ★中学~大学:女声コーラス一筋
    ★高校&大学:合唱指揮にハマル
    ★仕事に集中するため歌STOP

    ★2004年5月:封印を解き、Gospelの世界へ足を踏み入れる!
    ★2004年12月:大学OG合唱団に参加。合唱団佐保スタート

    仕事の合間をぬってあちこち出没してます。見つけたらお気軽に声をかけてくださいね!
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